Vom Beleg bis zur Auszahlung an den Eigentümer.
ImmoFlow verbindet die Arbeitswege, die in vielen Verwaltungen auf mehrere Programme verteilt sind. Alle Bilder auf dieser Seite sind echte Screenshots mit Demo-Daten. Klicken Sie darauf, um die ganze Ansicht zu sehen.
Belege und Schreiben lesen, zuordnen, vorschlagen.
Rechnungen, Schreiben und E-Mails landen in einem Posteingang. Die KI liest eine Rechnung und schlägt eine Kontierung vor, ordnet ein Schreiben einer Einheit zu oder schlägt aus einer Frist im Text eine Aufgabe vor. Sie lesen die Begründung, korrigieren bei Bedarf und übernehmen dann.
- Vorschlag mit Begründung und Sicherheitsstufe statt automatischer Buchung
- Belege für Nebenkosten werden der Vollständigkeitsprüfung zugeordnet
- E-Mails als .eml oder .msg hochladen, an eine eigene Eingangsadresse senden oder aus einem IMAP-Postfach abholen; jeder Anhang wird ein eigener Beleg
- Dringende Meldungen wie Wasser, Feuer oder Heizungsausfall stehen zuoberst; jede Entscheidung bleibt im Protokoll nachvollziehbar
- Behörden- und Versicherungsschreiben werden erkannt: Absender, Referenz und betroffener Eigentümer aus dem Schreiben, eine Frist als Aufgabenvorschlag, und nach Ihrer Bestätigung wird der Scan bei Liegenschaft, Mietvertrag oder Eigentümer abgelegt
Ein Brief an alle Mieter einer Liegenschaft.
Ein Serienbrief oder eine E-Mail geht an alle Mieter oder Eigentümer einer oder mehrerer Liegenschaften, auf Wunsch eingegrenzt. Platzhalter werden pro Empfänger gefüllt, jeder erhält den Text in seiner Sprache, und vor dem Versand sehen Sie jede Fassung. Briefe werden beim Kontakt und beim Mietvertrag abgelegt.
- Textvorlagen der Verwaltung pro Sprache, mit Versionen
- Doppelte Kontakte erkennen und mit allen Verknüpfungen zusammenführen; PLZ, Ort und Strasse aus amtlichen Verzeichnissen des Bundes, Adressverlauf pro Kontakt
- Kalender mit Monat, Woche, Tag und Liste; Fristen und Termine aus Verträgen, Tickets und Mahnungen erscheinen von selbst
- Excel-Export von Liegenschaften, Einheiten, Kontakten, Tickets, Aufgaben, Mieterspiegel und Nebenkostenverteilung
- Lange Arbeiten wie Importe, PDF-Pakete und Serienbriefe laufen im Hintergrund mit Fortschrittsanzeige
- E-Mails an Mieter, Eigentümer und Handwerker gehen im Namen Ihrer Firma hinaus; Antworten kommen an Ihre Adresse, auf Wunsch an eine eigene Adresse pro Mandat. Eine eigene Absenderadresse auf Ihrer Domain ist geplant
Das ganze Haus auf einen Blick.
Der Belegungsplan zeigt jede Einheit pro Geschoss mit Zimmerzahl, Fläche, Mieter, Mietzins und Status. Von der Liegenschaft geht es direkt zu Tickets, Übergaben, Dokumenten und Buchhaltung.
- Status vermietet, leerstehend, reserviert, in Renovation
- Mietvertrag als PDF aus versionierten Vorlagen mit Rechtsgrundlage pro Klausel; unterzeichnet erscheint er im Mieterportal
- Mietzinsänderung und Kündigung nach den Vorgaben des Kantons vorbereitet, mit zuständiger Schlichtungsbehörde und Zustellnachweis
- Übergaben mit Protokoll
Vom Inserat bis zum Vertragsentwurf.
Ein Inserat entsteht aus den Daten der Einheit, mit KI-Textentwurf, Fotos und Grundrissen. ImmoFlow exportiert es als IDX-Datei für Homegate, ImmoScout24 und newhome, die Sie im Portal hochladen. Interessenten buchen Besichtigungen und bewerben sich über einen öffentlichen Link.
- Prüfung pro Portal, ob das Inserat vollständig ist, und Exposé als PDF
- Besichtigungstermine mit Plätzen, Erinnerung am Vortag und Nachfass-Mail bei Nichterscheinen
- Bewerbungen vergleichen; die angenommene Bewerbung wird Kontakt und Mietvertragsentwurf
Sechs typische Aufgaben, vom Monat bis zum Jahresabschluss.
Lieferantenrechnungen, Zahlungseingänge und Nebenkosten hängen zusammen, weil alles im selben Journal gebucht wird.
1 · Eingehende Rechnungen
Offene, bezahlte und stornierte Rechnungen mit Kategorie, Liegenschaft und Fälligkeit. Bezahlt wird über Zahlungsläufe.
2 · Zahlungsabgleich
Bankauszüge aus dem E-Banking importieren. Passt die QR-Referenz, wird die Mieterrechnung ausgeglichen, sonst wird die Zahlung zur Zuordnung erfasst. Jeder Buchungskreis hat ein ausdrücklich bestätigtes Konto für Mietzinseingänge.
3 · Nebenkostenperiode
Kosten werden aus den Buchungen der Periode abgeleitet. Die Vorschau zeigt Akonto und effektive Kosten pro Mieter, bevor Sie die Periode abschliessen.
4 · Belege auf Vollständigkeit prüfen
Für jede bestätigte wiederkehrende Rechnung zeigt ImmoFlow, für welchen Zeitraum ein Beleg fehlt oder unklar ist.
5 · Mehrwertsteuer
Für Geschäftsliegenschaften: Option pro Einheit, Vorsteuer auf Lieferantenrechnungen, Korrektur bei gemischter Verwendung und die Abrechnung pro Quartal oder Semester mit den Ziffern des ESTV-Formulars.
6 · Jahresabschluss für den Treuhänder
Jahresdossier mit einem PDF aus Bilanz, Erfolgsrechnung, Kontenblättern und Journal, dazu alle Belege in einer ZIP-Datei. Journal, Saldenliste und offene Posten auch als Excel oder CSV.
Solarstrom vom eigenen Dach abrechnen.
Ein Zusammenschluss zum Eigenverbrauch (ZEV) verkauft den Solarstrom an Mieter, Eigentümer und den Allgemeinstrom. ImmoFlow rechnet ihn pro Periode ab, stellt die Rechnungen aus und begrenzt den Preis nach Art. 16 EnV.
- ZEV und virtueller ZEV mit den Smart Metern des Netzbetreibers
- Teilnehmer aus den Mietverhältnissen übernehmen, Verbrauch aus Ablesungen oder Intervalldaten (CSV)
- Preis pauschal 80 % des Standardstromprodukts oder nach effektiven Kosten, mit der gesetzlichen Obergrenze in der Vorschau
Warum Gewinn und Auszahlung nicht gleich sind.
Die Jahresabrechnung zeigt das buchhalterische Ergebnis und daneben die verfügbaren Mittel nach Verpflichtungen und Reserven. Darunter steht, was dem Eigentümer zusteht, was bereits ausbezahlt wurde und was noch offen ist.
- Offene Lieferantenrechnungen und zurückbehaltene Akontobeträge einzeln ausgewiesen
- Erträge und Aufwand bis zum Konto aufgeschlüsselt
- Als PDF veröffentlicht, dazu Quartals- und Jahresberichte als PDF-Paket, auf Wunsch nach Zeitplan
Kennzahlen und Berichte an einem Ort.
Eigentümer sehen im Portal ihre Abrechnungen, Berichte und Dokumente, dazu Fotos und Grundrisse ihrer Liegenschaften. Notfallaufträge erscheinen zur Kenntnis, über eine Offerte über der Ausgabenkompetenz entscheiden sie im Portal. Kennzahlen und Berichte laden sie selbst herunter.
- Brutto- und Nettorendite, Leerstand, Ausstände, Verkehrswert
- Steuerauszug mit werterhaltendem Unterhalt und wertvermehrenden Investitionen
- Mieterspiegel, Erfolgsrechnung und Bilanz als PDF, den Steuerauszug auch als Excel für den Treuhänder
- Laufende Unterhaltsthemen, die die Verwaltung mit ihnen teilt
Budget und Beiträge nachvollziehbar verteilt.
Das Budget zeigt jede Position mit Vorjahr, Verteilschlüssel und Konto. Die Beiträge je Stockwerkeinheit lassen sich bis zur einzelnen Position aufschlüsseln.
- Verteilschlüssel nach Wertquote oder eigener Gruppe, etwa Lift für die Obergeschosse
- Beiträge in frei wählbaren Raten, etwa vierteljährlich, mit QR-Einzahlungsschein
- Prüfung wiederkehrender Kosten im Buch der Gemeinschaft
- Übernahme-Checkliste und Export für die Mandatsübergabe
- Eröffnungsbestand bei der Übernahme von Hand oder aus einer Excel-Vorlage, mit Quellenangabe und Abstimmung gegen Bank und Vorjahresrechnung
- Erneuerungsfonds führen, Jahresrechnung mit Steuerausweis für jeden Stockwerkeigentümer
Von der Traktandenliste bis zum Protokoll.
Traktanden werden aus Jahresrechnung, Budget und Unterhaltsfällen vorbereitet, mit Antragstext, Mehrheitsart und Beilagen. Abstimmungen werden pro Traktandum mit Ja, Nein, Enthaltung und massgebenden Stimmen erfasst.
- Mehrheitsart und Rechtsgrundlage pro Traktandum
- Beschlussfähigkeit aus Anwesenheit und Vertretung
- Protokoll mit Versionen, Beschlüsse mit Umsetzungsstatus
- Live-Abstimmung auf dem eigenen Telefon, ausgezählt nach Köpfen und Wertquoten, mit Steuerpult für die Versammlungsleitung
Beiträge, Versammlungen und Zirkularbeschlüsse.
Stockwerkeigentümer sehen offene Beträge pro Einheit, den nächsten Beitrag mit Berechnung und Einzahlungsschein, kommende Versammlungen und laufende Zirkularbeschlüsse.
- Teilnahme melden oder Vollmacht erteilen
- Einladung und Beilagen als PDF
- Anmeldungen per Post, E-Mail oder Telefon und Zirkularantworten per Post oder E-Mail werden ebenfalls erfasst
Meldung, Fall und Auftrag in einem Ablauf.
Jedes Ticket zeigt, wo der Fall steht und wer am Zug ist. Ist ein Schaden im Stockwerkeigentum als Sonderrecht erfasst, wird er an den Eigentümer verwiesen statt von der Gemeinschaft beauftragt.
- Verlauf, Anhänge, Handwerker und Aufträge pro Ticket
- Ähnliche Tickets und vorgeschlagene nächste Schritte
- Handwerkerportal für die beauftragten Betriebe
Was die Mieterschaft beim Auszug trägt.
Für jeden Schaden im Auszugsprotokoll rechnet ImmoFlow den Anteil der Mieterschaft nach der Lebensdauer des Bauteils aus, mit der Rechnung dahinter. Normale Abnutzung wird nie belastet, eine Abweichung braucht einen Grund.
- Lebensdauern angelehnt an die paritätische Lebensdauertabelle, in den Einstellungen anpassbar
- Aus der Kostenteilung ein Rechnungsentwurf an die Mieterschaft oder ein Vorschlag für den Kautionsabzug
- Protokoll Raum für Raum mit Fotos, von beiden Parteien unterschrieben; eine Korrektur geht nur über eine neue Version
Mieter und Handwerker arbeiten direkt mit.
Mieterinnen und Mieter melden Mängel, sehen ihre Rechnungen mit QR-Rechnung, ihre Dokumente und Bilder ihrer Wohnung. Fordert die Verwaltung Unterlagen an, laden sie diese im Portal hoch. Auftragnehmer bestätigen Aufträge, reichen Offerten ein und schliessen Aufträge ab.
- Benachrichtigung per E-Mail und im Portal, wenn sich bei der eigenen Meldung etwas tut, pro Kanal abschaltbar
- Auftragnehmer laden nach Abschluss ihre Rechnung hoch; sie landet bei der Verwaltung zum Buchen
- Fotos eines Tickets sieht ein Auftragnehmer nur, wenn die Verwaltung sie ihm einzeln zeigt
- In jedem Portal eine Hilfe, die Fragen mit KI aus der ImmoFlow-Hilfe beantwortet
- Mieter sehen die Nebenkostenabrechnung mit Belegen und melden eine Kündigungsabsicht im Portal; gültig ist erst das unterschriebene Schreiben
Ihre Daten aus jedem bisherigen System.
Sie laden den Export so hoch, wie Ihre Software ihn erstellt. ImmoFlow liest ihn, stellt nur die offenen Fragen, stimmt im Probelauf in vier Stufen auf den Rappen mit Ihren Berichten ab und geht erst nach Ihrer Unterschrift live. OV Solutions begleitet die Übernahme.
- Autopilot, mit KI-Unterstützung oder von Hand, wie im Vertrag vereinbart; bevor eine Art festgelegt ist, geht nichts an eine KI
- Eine Seite, die immer Ihren nächsten Schritt zeigt: ein Satz und ein Knopf, Fragen gebündelt und mit Empfehlung
- Stammdaten, Saldi und offene Posten, laufende Perioden und Dokumente in einer Probeorganisation abgestimmt; Mieter, Eigentümer und Bank merken nichts
- Ihre Unterschrift bindet genau den geprüften Stand; am Umstellungstag wird nochmals abgestimmt, und stimmt eine Zahl nicht, wird alles zurückgenommen
- Neue Berichtsformen einer Software lernt ImmoFlow als Quellprofil; unser Team prüft jedes mit seinen Belegen und gibt es frei, bevor es für weitere Übernahmen gilt
Mit Bank, Post, Portalen und Treuhand verbunden.
Heute arbeitet ImmoFlow mit jeder Schweizer Bank über Dateien, exportiert die Buchhaltung für die Treuhand und bietet eine Programmierschnittstelle, die nur liest. Die direkten Verbindungen sind geplant: Für keine gibt es heute eine mit dem Anbieter geprüfte Übertragung. Bei jeder steht, was davon schon gebaut ist; eine Verbindung geht erst live, wenn sie mit dem Anbieter getestet ist.
- Heute: Kontoauszüge als CAMT einlesen, Zahlungsläufe als pain.001 ins E-Banking laden
- Heute: Export für Abacus, bexio und Sage 50 Schweiz mit Ihrer Kontenzuordnung, dazu eine Programmierschnittstelle (API) für Partner und Treuhand, die nur liest
- Geplant: Bank direkt über SIX bLink oder EBICS. Gebaut ist der Ablauf, der gelieferte Kontoauszüge ins bestehende CAMT-Einlesen gibt; eine Verbindung zu einer Bank gibt es noch nicht. Bis dahin laden Sie die Dateien selbst herunter und hoch
- Geplant: Lastschrift (LSV+ / CH-DD) und eBill ins E-Banking der Mieter. Gebaut ist die Lastschriftdatei (pain.008), geprüft gegen das Schema der SIX; eine Anbindung an Bank oder eBill-Netz gibt es noch nicht
- Geplant: Briefversand über Pingen per A-Post, B-Post oder eingeschrieben. Gebaut ist die Anbindung an die Schnittstelle von Pingen, getestet mit nachgebildeten Antworten, noch nicht mit Pingen selbst; sie ist ausgeschaltet
- Geplant: Inserate direkt auf Homegate, ImmoScout24 und Newhome, Mietkaution über SwissCaution oder Firstcaution. Heute erstellt ImmoFlow die IDX-Datei, die Sie im Portal hochladen; für die Kautionsversicherer gibt es ein Übergabeformat, aber noch keine Übertragung
Jeder Bereich Schritt für Schritt erklärt.
Zu ImmoFlow gehören ein Benutzerhandbuch für jeden Bereich, Kurzanleitungen für die ersten Schritte und die öffentliche ImmoFlow Hilfe, alle in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. In der Anwendung erklärt die Hilfe die Seite, auf der Sie gerade sind.
- Kurzanleitungen für den ersten Tag, den ersten Mietzinslauf, die erste Mahnung, die erste Nebenkosten- und Eigentümerabrechnung, die erste STWEG-Versammlung und die Portale
- Eine Frage an die Hilfe in eigenen Worten; die Antwort nennt ihre Quellen in der Hilfe
- Eine Anfrage an den Support direkt aus der Anwendung, mit Antwort und Benachrichtigung in der App
Datenschutz als Arbeitsablauf.
Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschbegehren nach DSG führt die Verwaltung als Vorgang mit Frist: Identität prüfen, Export erstellen und durchsehen, zustellen, abschliessen. Die Löschung anonymisiert den Kontakt, was das Gesetz aufzubewahren verlangt, bleibt bis zum angezeigten Datum.
- Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App oder Passkey, für Mitarbeitende pro Organisation verlangbar
- KI-Funktionen pro Organisation ausschaltbar; IBAN und AHV-Nummer gehen nie vollständig an die KI, auf Wunsch auch Namen, Adressen, E-Mail und Telefon nur als Platzhalter
- Rollen mit abgestuften Rechten und ein Protokoll der Änderungen
- Das Öffnen von Dokumenten und sensiblen Personendaten wird protokolliert, ohne Inhalt
- Anmeldung mit dem Firmenkonto über Microsoft Entra ID, Google oder einen anderen OpenID-Connect-Dienst, von OV Solutions pro Firma freigeschaltet
- Vollständiger Datenexport jederzeit, auch beim Austritt
Wo Ihre Daten liegen und wie sie geschützt sind.
Was heute gilt und was für den Betrieb mit Kundendaten vorbereitet ist, steht hier getrennt. Bis zur Gründung der OV Solutions läuft ImmoFlow nur mit Demo- und Testdaten.
Gespeichert in Zürich
Anwendung, Datenbank und Dokumente liegen in Rechenzentren von Microsoft in Zürich (Azure Switzerland North). Gescannte Belege werden ebenfalls in Zürich gelesen; der Dienst löscht Dokument und Ergebnis spätestens nach 24 Stunden.
Backups und Wiederherstellung
Die Datenbank lässt sich auf einen beliebigen Zeitpunkt zurücksetzen, Dokumente haben Versionen und einen Papierkorb von 14 Tagen. Für den Betrieb mit Kundendaten sind 35 Tage Rückgriff und eine Kopie in der zweiten Schweizer Region (Switzerland West) vorbereitet. Eine Wiederherstellungsübung prüft das Ergebnis bis zu Salden und Dokumenten.
Sichere Anmeldung
Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App oder Passkey (Face ID, Fingerabdruck, Sicherheitsschlüssel), für Mitarbeitende pro Firma verlangbar. Auf Wunsch melden sich Mitarbeitende mit dem Firmenkonto an: Microsoft Entra ID, Google oder ein anderer OpenID-Connect-Dienst.
Audit-Log, gegen Änderung gesichert
Jede Änderung schreibt im selben Schritt eine Zeile ins Audit-Log, das sich nicht bearbeiten lässt. Jede Nacht wird es pro Firma mit verketteten, durch einen Schlüssel gesicherten Prüfsummen versiegelt; eine spätere Änderung erkennt die nächtliche Prüfung und meldet sie.
KI ohne Training mit Ihren Daten
Mit Ihren Daten wird kein KI-Modell trainiert. Für einen Vorschlag geht nur der nötige Text an die KI, IBAN und AHV-Nummer nie vollständig, und die KI lässt sich pro Firma ausschalten. Heute verarbeitet der Hersteller des KI-Modells die Anfragen in den USA. Ab der Gründung läuft die KI über Amazon Bedrock: Start in Zürich, Verarbeitung in Rechenzentren in der Schweiz und der EU, ohne Speicherung der Inhalte.
Ausgerichtet an ISO 27001
Eine Selbstbeurteilung ordnet alle 93 Kontrollen der Norm zu, die Richtlinien liegen als Entwurf vor und gelten ab der Gründung. Eine Zertifizierung hat ImmoFlow heute nicht.
Ausnahmen vom Speicherort Schweiz: Die Programmdateien der Anwendung, ohne Kundendaten, werden aus Westeuropa ausgeliefert, und E-Mails versendet ein Dienst ausserhalb der Schweiz. Details in der Datenschutzerklärung.
Sehen Sie ImmoFlow mit Ihren eigenen Liegenschaften.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen die Arbeitswege, die für Ihre Verwaltung zählen.