Dal giustificativo al versamento al proprietario.
ImmoFlow collega i flussi di lavoro che in molte amministrazioni sono distribuiti su più programmi. Tutte le immagini di questa pagina sono veri screenshot con dati dimostrativi. Ci clicchi sopra per vedere la vista completa.
Leggere, attribuire, proporre: giustificativi e lettere.
Fatture, lettere ed e-mail arrivano in un'unica posta in arrivo. L'IA legge una fattura e propone una contabilizzazione, attribuisce una lettera a un'unità o propone un compito a partire da una scadenza nel testo. Legga la motivazione, corregga se necessario e poi riprenda.
- Proposta con motivazione e livello di affidabilità invece di una registrazione automatica
- I giustificativi delle spese accessorie vengono attribuiti alla verifica di completezza
- Caricare e-mail .eml o .msg, inviarle a un indirizzo di ricezione proprio o prelevarle da una casella IMAP; ogni allegato diventa un giustificativo
- Le segnalazioni urgenti come acqua, fuoco o guasto al riscaldamento vengono prima; ogni decisione resta tracciabile nel registro
- Gli scritti di autorità e assicurazioni vengono riconosciuti: mittente, riferimento e proprietario interessato tratti dallo scritto, una scadenza come proposta di compito e, dopo la Sua conferma, la scansione viene archiviata presso l'immobile, il contratto di locazione o il proprietario
Una lettera a tutti gli inquilini di un immobile.
Una lettera in serie o un'e-mail va a tutti gli inquilini o proprietari di uno o più immobili, con una selezione più fine se lo desidera. I segnaposto vengono compilati per ogni destinatario, ognuno riceve il testo nella propria lingua e vede ogni versione prima dell'invio. Le lettere vengono archiviate presso il contatto e il contratto.
- Modelli di testo propri dell'amministrazione, per lingua e con versioni
- Individuare i contatti doppi e unirli con tutti i collegamenti; NPA, località e via da elenchi ufficiali della Confederazione, cronologia degli indirizzi per contatto
- Calendario per mese, settimana, giorno e lista; scadenze e appuntamenti da contratti, ticket e richiami vi compaiono da soli
- Esportazione Excel di immobili, unità, contatti, ticket, compiti, elenco pigioni e ripartizione delle spese accessorie
- I lavori lunghi come importazioni, pacchetti PDF e lettere in serie girano in background con indicazione dell'avanzamento
- Le e-mail a inquilini, proprietari e artigiani partono a nome della Sua azienda; le risposte arrivano al Suo indirizzo o, se lo desidera, a un indirizzo proprio per ogni mandato. Un indirizzo mittente sul Suo dominio è previsto
Tutto l'immobile a colpo d'occhio.
Il piano di occupazione mostra ogni unità per piano con numero di locali, superficie, inquilino, pigione e stato. Dall'immobile si passa direttamente a ticket, consegne, documenti e contabilità.
- Stato affittato, sfitto, riservato, in ristrutturazione
- Contratto di locazione in PDF da modelli con versioni, con la base legale di ogni clausola; una volta firmato compare nel portale degli inquilini
- Modifiche della pigione e disdette preparate secondo i requisiti del cantone, con l'autorità di conciliazione competente e la prova di notifica
- Consegne con verbale
Dall'annuncio alla bozza di contratto.
Un annuncio nasce dai dati dell'unità, con una bozza di testo dell'IA, foto e planimetrie. ImmoFlow lo esporta come file IDX per Homegate, ImmoScout24 e newhome, che caricate sul portale. Gli interessati prenotano visite e si candidano tramite un link pubblico.
- Verifica per portale della completezza dell'annuncio, ed esposé in PDF
- Fasce di visita con posti, promemoria il giorno prima ed e-mail di sollecito in caso di assenza
- Confrontare le candidature; la candidatura accettata diventa un contatto e una bozza di contratto
Sei compiti tipici, dal mese alla chiusura annuale.
Fatture dei fornitori, pagamenti in entrata e spese accessorie sono collegati, perché tutto viene registrato nello stesso giornale.
1 · Fatture in entrata
Fatture aperte, pagate e annullate con categoria, immobile e scadenza. Si paga tramite lotti di pagamento.
2 · Riconciliazione dei pagamenti
Importare gli estratti conto dall'e-banking. Se il riferimento QR corrisponde, la fattura dell'inquilino viene saldata, altrimenti il pagamento viene registrato per l'attribuzione. Ogni cerchia contabile ha un conto per l'incasso delle pigioni confermato espressamente.
3 · Periodo delle spese accessorie
I costi vengono derivati dalle registrazioni del periodo. L'anteprima mostra acconti e costi effettivi per inquilino prima della chiusura del periodo.
4 · Verificare la completezza dei giustificativi
Per ogni fattura ricorrente confermata, ImmoFlow mostra per quale periodo manca un giustificativo o non è chiaro.
5 · IVA
Per gli immobili commerciali: opzione per unità, imposta precedente sulle fatture dei fornitori, correzione per uso misto e rendiconto per trimestre o semestre con le cifre del modulo dell'AFC.
6 · Chiusura annuale per la fiduciaria
Dossier annuale con un PDF di bilancio, conto economico, schede di conto e giornale, più tutti i giustificativi in un file ZIP. Giornale, bilancio di verifica e partite aperte anche in Excel o CSV.
Conteggiare l'energia solare del proprio tetto.
Un raggruppamento ai fini del consumo proprio (RCP) vende l'energia solare agli inquilini, al proprietario e alle parti comuni. ImmoFlow la conteggia per periodo, emette le fatture e limita il prezzo secondo l'art. 16 OEn.
- RCP e RCP virtuale con i contatori intelligenti del gestore di rete
- Partecipanti ripresi dai contratti di locazione, consumo da letture o dati a intervalli (CSV)
- Prezzo forfettario dell'80 % del prodotto elettrico standard o secondo i costi effettivi, con il limite legale nell'anteprima
Perché utile e versamento non coincidono.
Il conteggio annuale mostra il risultato contabile e accanto i mezzi disponibili dopo impegni e riserve. Sotto figurano ciò che spetta al proprietario, ciò che è già stato versato e ciò che è ancora aperto.
- Fatture dei fornitori aperte e acconti trattenuti indicati singolarmente
- Ricavi e costi dettagliati fino al conto
- Pubblicato in PDF, con rapporti trimestrali e annuali in un pacchetto PDF, secondo un calendario se lo desiderate
Indicatori e rapporti in un unico luogo.
I proprietari vedono nel portale i loro conteggi, rapporti e documenti, oltre a foto e planimetrie dei loro immobili. Gli incarichi d'urgenza compaiono per conoscenza, e su un'offerta oltre la competenza di spesa decidono nel portale. Scaricano da soli indicatori e rapporti.
- Rendimento lordo e netto, sfitto, arretrati, valore venale
- Estratto fiscale con manutenzione conservativa e investimenti a plusvalore
- Specchietto degli inquilini, conto economico e bilancio in PDF, l'estratto fiscale anche in Excel per il fiduciario
- I temi di manutenzione in corso che l'amministrazione condivide con loro
Preventivo e contributi ripartiti in modo comprensibile.
Il preventivo mostra ogni posizione con l'anno precedente, la chiave di riparto e il conto. I contributi per unità si possono scomporre fino alla singola posizione.
- Chiavi di riparto secondo la quota di valore o un gruppo proprio, ad esempio l'ascensore per i piani superiori
- Contributi in rate liberamente scelte, ad esempio trimestrali, con polizza di versamento QR
- Verifica dei costi ricorrenti nella contabilità della comunione
- Lista di controllo per la ripresa ed esportazione per il passaggio del mandato
- Situazione d'apertura alla ripresa, inserita a mano o da un modello Excel, con indicazione delle fonti e riconciliazione con la banca e il conto dell'anno precedente
- Gestione del fondo di rinnovamento, conto annuale con attestazione fiscale per ogni comproprietario
Dall'elenco delle trattande al verbale.
Le trattande vengono preparate a partire da conto annuale, preventivo e casi di manutenzione, con testo della proposta, tipo di maggioranza e allegati. Le votazioni vengono registrate per trattanda con sì, no, astensione e voti determinanti.
- Tipo di maggioranza e base legale per trattanda
- Quorum da presenze e rappresentanze
- Verbale con versioni, decisioni con stato di attuazione
- Votazione dal vivo sul proprio telefono, conteggiata per teste e quote di valore, con un pannello di comando per la presidenza
Contributi, assemblee e decisioni per circolazione.
I comproprietari vedono gli importi aperti per unità, il prossimo contributo con calcolo e polizza di versamento, le assemblee in arrivo e le decisioni per circolazione in corso.
- Annunciare la partecipazione o conferire una procura
- Convocazione e allegati in PDF
- Le iscrizioni per posta, e-mail o telefono e le risposte alle decisioni per circolazione per posta o e-mail vengono pure registrate
Segnalazione, caso e incarico in un unico flusso.
Ogni ticket mostra a che punto è la pratica e chi deve agire. Se un danno in una proprietà per piani è registrato come diritto esclusivo, viene rinviato al proprietario invece di essere incaricato dalla comunione.
- Cronologia, allegati, artigiani e incarichi per ticket
- Ticket simili e passi successivi proposti
- Portale artigiani per le imprese
Cosa paga l'inquilino alla riconsegna.
Per ogni danno nel verbale di riconsegna, ImmoFlow calcola la quota dell'inquilino secondo la durata di vita dell'elemento e mostra il calcolo. La normale usura non viene mai addebitata e una deroga richiede un motivo.
- Durate di vita basate sulla tabella paritetica della durata di vita, modificabili nelle impostazioni
- Dalla ripartizione, una bozza di fattura all'inquilino o una proposta di trattenuta sulla garanzia
- Verbale locale per locale con foto, firmato da entrambe le parti; una correzione solo tramite una nuova versione
Inquilini e artigiani collaborano direttamente.
Gli inquilini segnalano difetti, vedono le loro fatture con la fattura QR, i loro documenti e immagini del loro appartamento. Quando l'amministrazione richiede documenti, li caricano nel portale. Gli artigiani confermano gli incarichi, inoltrano offerte e chiudono gli incarichi.
- Notifica per e-mail e nel portale quando la propria segnalazione avanza, ogni canale disattivabile
- Gli artigiani caricano la loro fattura al termine dei lavori; arriva all'amministrazione per la registrazione
- Un artigiano vede le foto di un ticket solo se l'amministrazione gliele mostra una per una
- In ogni portale un aiuto che risponde alle domande con l'IA a partire dall'aiuto di ImmoFlow
- Gli inquilini vedono il conteggio delle spese accessorie con i giustificativi e annunciano un'intenzione di disdetta nel portale; vale solo lo scritto firmato
I Suoi dati da qualsiasi sistema precedente.
Carica l'esportazione così come il Suo software la produce. ImmoFlow la legge, pone solo le domande aperte, riconcilia al centesimo con i Suoi rapporti in quattro fasi in una prova ed entra in esercizio solo dopo la Sua firma. OV Solutions accompagna la ripresa.
- Pilota automatico, con il supporto dell'IA o a mano, come convenuto nel contratto; finché non è stabilito un modo, nulla va a un'IA
- Una pagina che mostra sempre il Suo prossimo passo: una frase e un pulsante, domande raggruppate e con una raccomandazione
- Dati di base, saldi e partite aperte, periodi in corso e documenti riconciliati in un'organizzazione di prova; inquilini, proprietari e banca non se ne accorgono
- La Sua firma vincola esattamente lo stato verificato; il giorno del passaggio tutto viene riconciliato di nuovo e, se una cifra non torna, tutto viene annullato
- ImmoFlow impara le nuove forme di rapporto di un software come profilo di origine; il nostro team esamina ciascuno con le sue prove e lo approva prima che valga per altre riprese
Collegato a banca, posta, portali e fiduciaria.
Oggi ImmoFlow lavora con ogni banca svizzera tramite file, esporta la contabilità per la fiduciaria e offre un'interfaccia di programmazione in sola lettura. I collegamenti diretti sono pianificati: oggi nessuno ha una trasmissione verificata con il fornitore. Per ciascuno è indicato che cosa è già costruito; un collegamento entra in esercizio solo dopo essere stato testato con il fornitore.
- Oggi: leggere gli estratti conto come CAMT, caricare i pagamenti come pain.001 nell'e-banking
- Oggi: esportazione per Abacus, bexio e Sage 50 Svizzera con la Sua attribuzione dei conti, e un'interfaccia di programmazione (API) in sola lettura per partner e fiduciaria
- Pianificato: banca direttamente tramite SIX bLink o EBICS. È costruito il flusso che passa gli estratti forniti alla lettura CAMT esistente; un collegamento con una banca non esiste ancora. Fino ad allora scarica e carica i file Lei stesso
- Pianificato: addebito diretto (LSV+ / CH-DD) ed eBill nell'e-banking degli inquilini. È costruito il file di addebito (pain.008), verificato secondo lo schema di SIX; un collegamento con una banca o con la rete eBill non esiste ancora
- Pianificato: invio postale tramite Pingen per posta A, posta B o raccomandata. È costruito il collegamento con l'interfaccia di Pingen, testato con risposte riprodotte, non ancora con Pingen stessa; è disattivato
- Pianificato: annunci direttamente su Homegate, ImmoScout24 e Newhome, garanzia d'affitto tramite SwissCaution o Firstcaution. Oggi ImmoFlow crea il file IDX che Lei carica nel portale; per gli assicuratori di garanzia esiste un formato di consegna, ma non ancora una trasmissione
Ogni ambito spiegato passo dopo passo.
ImmoFlow comprende un manuale d'uso per ogni ambito, guide rapide per i primi passi e l'aiuto pubblico ImmoFlow, tutto in tedesco, francese, italiano e inglese. Nell'applicazione l'aiuto spiega la pagina su cui si trova.
- Guide rapide per il primo giorno, la prima fatturazione delle pigioni, il primo richiamo, i primi conteggi delle spese accessorie e del proprietario, la prima assemblea PPP e i portali
- Ponga una domanda all'aiuto con parole Sue; la risposta indica le fonti nell'aiuto
- Una richiesta al supporto direttamente dall'applicazione, con risposta e notifica nell'app
La protezione dei dati come flusso di lavoro.
L'amministrazione gestisce le richieste di accesso, rettifica e cancellazione secondo la LPD come pratica con scadenza: verificare l'identità, creare ed esaminare l'esportazione, consegnare, chiudere. La cancellazione rende anonimo il contatto; ciò che la legge impone di conservare resta fino alla data indicata.
- Accesso a due fattori con un'app di autenticazione o una passkey, esigibile per i collaboratori per organizzazione
- Funzioni IA disattivabili per organizzazione; IBAN e numero AVS non giungono mai completi all'IA e, se lo desidera, nomi, indirizzi, e-mail e telefono solo come segnaposto
- Ruoli con diritti graduati e un registro delle modifiche
- L'apertura di documenti e di dati personali sensibili viene registrata, senza contenuto
- Accesso con l'account aziendale tramite Microsoft Entra ID, Google o un altro servizio OpenID Connect, attivato da OV Solutions per ogni azienda
- Esportazione completa dei dati in ogni momento, anche in caso di uscita
Dove si trovano i Suoi dati e come sono protetti.
Ciò che vale oggi e ciò che è predisposto per l'esercizio con dati dei clienti sono indicati separatamente. Fino alla costituzione di OV Solutions, ImmoFlow funziona solo con dati dimostrativi e di prova.
Salvati a Zurigo
Applicazione, banca dati e documenti si trovano in centri di calcolo di Microsoft a Zurigo (Azure Switzerland North). Anche i giustificativi scansionati vengono letti a Zurigo; il servizio cancella documento e risultato al più tardi dopo 24 ore.
Backup e ripristino
La banca dati si può ripristinare a qualsiasi momento, i documenti hanno versioni e un cestino di 14 giorni. Per l'esercizio con dati dei clienti sono predisposti 35 giorni di storico e una copia nella seconda regione svizzera (Switzerland West). Un esercizio di ripristino verifica il risultato fino ai saldi e ai documenti.
Accesso sicuro
Accesso a due fattori con un'app di autenticazione o una passkey (Face ID, impronta digitale, chiave di sicurezza), esigibile dall'azienda per i suoi collaboratori. I collaboratori possono anche accedere con l'account aziendale: Microsoft Entra ID, Google o un altro servizio OpenID Connect.
Registro di audit protetto dalle modifiche
Ogni modifica scrive una riga nel registro di audit nello stesso passo, e il registro non si può modificare. Ogni notte viene sigillato per azienda con somme di controllo concatenate e protette da una chiave; il controllo notturno riconosce e segnala ogni modifica successiva.
IA senza addestramento con i Suoi dati
Nessun modello di IA viene addestrato con i Suoi dati. Per una proposta all'IA va solo il testo necessario, IBAN e numero AVS mai completi, e l'IA si può disattivare per azienda. Oggi il produttore del modello di IA elabora le richieste negli Stati Uniti. Dalla costituzione l'IA passa da Amazon Bedrock: avvio a Zurigo, elaborazione in centri di calcolo in Svizzera e nell'UE, senza salvare i contenuti.
Orientato a ISO 27001
Un'autovalutazione attribuisce tutti i 93 controlli della norma, e le direttive esistono come bozza e valgono dalla costituzione. Oggi ImmoFlow non ha alcuna certificazione.
Eccezioni al salvataggio in Svizzera: i file di programma dell'applicazione, senza dati dei clienti, sono distribuiti dall'Europa occidentale, e le e-mail vengono inviate da un servizio fuori dalla Svizzera. Dettagli nella dichiarazione sulla protezione dei dati.
Vede ImmoFlow con i Suoi immobili.
In 30 minuti Le mostriamo i flussi di lavoro che contano per la Sua amministrazione.