Pianificare un budget e confrontarlo con l'effettivo
Ogni immobile ha un budget per anno sul suo libro: righe per conto, gruppi come «Manutenzione», effettivo direttamente dal giornale registrato. La proprietaria approva una volta all'anno nel portale; i superamenti diventano il prossimo passo.
Apra l'immobile, scheda «Contabilità», sottoscheda «Budget». La barra degli anni mostra lo stato di ogni anno (approvato, bozza, nessun budget ancora); la barra dei passi sotto dice dove sta il budget aperto: bozza, per approvazione, approvato, budget vs effettivo.
Un anno senza budget offre tre vie: dai valori effettivi dell'anno precedente (consigliato: effettivo precedente più rincaro più offerte accettate dei ticket aperti, l'IA motiva ogni riga), dal budget precedente, oppure vuoto. Ogni scheda dice su cosa si basa.
Nella bozza quattro riquadri mostrano l'effettivo precedente, il rincaro, le offerte e la proposta; la tabella mostra le stesse componenti per riga, l'importo del budget (modificabile) e il perché. Aggiunga conti e salvi; i gruppi di conti si gestiscono in Impostazioni › Contabilità › Budget. Gruppi, soglie e rincaro valgono per tutti gli immobili della ditta: solo gli amministratori e le persone con accesso a tutta la ditta possono modificarli; gli altri li vedono in sola lettura con il motivo e continuano a modificare i budget dei propri immobili.
Presenti il budget «per approvazione». La proprietaria lo approva nel portale proprietari; un'approvazione arrivata altrimenti si registra con «Registrare l'approvazione» e la sua base. Le modifiche successive diventano una nuova versione; quella vecchia resta visibile.
Dopo l'approvazione la stessa pagina diventa budget vs effettivo: budget, effettivo a oggi, rimanente e superato come riquadri, una barra di consumo con il segno dell'anno per gruppo e riga. Oltre la soglia dell'amministrazione (standard 10 % e CHF 1'000) appare il contrassegno «Scostamento»; «Spiegare» mostra i giustificativi e, con l'IA attiva, una breve spiegazione.
Un superamento diventa il prossimo passo «Informare il proprietario» con il giustificativo e la bozza di un messaggio; la proprietaria lo vede nel portale e nel rapporto al proprietario. Nulla viene bloccato. I conti non a budget entrano in una nuova versione con «Riprendere in una riga».
Il quadro d'insieme di un proprietario su tutti gli immobili di un anno sta sulla sua pagina di contatto e nel portale proprietari: stato, budget, effettivo e scostamento per immobile, i gruppi su tutti gli immobili e le bozze in attesa di approvazione. Al cambio d'anno copi il budget nell'anno successivo, con o senza i valori effettivi come base.