Preparare e concludere un'assemblea
L'assemblea porta da trattande e documenti, attraverso partecipazione e votazioni, fino al verbale. Le indicazioni di preparazione mostrano documenti mancanti e verifiche aperte; la bozza di verbale indica ciò che non è registrato.
Registri trattande e proposte. Sotto «Preparazione» tratti i punti aperti, ad esempio un'offerta o un preventivo non allegato alla convocazione.
Emetta la convocazione con il relativo pacchetto tramite «Emetti convocazione» e registri l'invio. ImmoFlow mostra entro quando deve essere inviata secondo il termine di convocazione del profilo delle regole; una trattanda che non può più essere convocata in tempo va tolta o trattata senza votazione. Dopo una modifica delle trattande emetta di nuovo con «Emetti nuova versione».
Registri e verifichi la partecipazione e le procure. Controlli il quorum visualizzato secondo il profilo delle regole impostato.
Svolga le votazioni e verifichi i risultati. Se una proposta differisce dalla versione della convocazione, si vota sulla versione convocata; un emendamento lo registra sotto «Emendamento (motivo e proponente)». Richiede la decisione verbalizzata della presidenza che resti nell'oggetto annunciato; a tal fine la presidenza dell'assemblea deve essere registrata.
Crei il verbale. «Crea bozza» redige il testo per ogni trattanda a partire dalle Sue note e dai fatti registrati; una decisione non registrata compare sotto «Non registrato». Riprenda il testo verificato ed emetta il verbale.
Per una procura all'amministrazione non scelga alcun contatto: l'amministrazione la detiene come ditta. Se una procura non copre una trattanda, la votazione mostra lì l'unità come «non rappresentata» con il motivo; «Altri: sì» registra solo gli altri voti. Con il voto per testa un proprietario vota allo stesso modo per tutte le sue unità; con il voto per unità o per quota ogni unità conta per sé.
Durante l'assemblea lavorate nel «pannello di controllo»: presenze e procure, chi ha già votato (solo se; i voti nominativi sono nella scheda «Votazioni», la votazione è aperta come per alzata di mano), le richieste di parola dei proprietari nell'ordine delle richieste («Dare la parola», «Evasa»), apertura e chiusura della votazione, trattanda successiva. Dopo la chiusura dell'assemblea il pannello di controllo mostra lo svolgimento solo in lettura. Un arrivo o una partenza durante una trattanda conta dalla trattanda successiva; il verbale annota «dalla trattanda n».
«Apri la finestra del proiettore» mostra lo schermo di presentazione in una finestra propria: la panoramica con l'ordine del giorno e il quorum per teste e per quote di valore, la votazione in corso o il risultato (disponibile appena la votazione è chiusa; le richieste di parola appaiono solo come numero). Può disattivare il risultato provvisorio sul proiettore; per i proprietari è disattivato di regola, vedono solo «x di y hanno votato».
Chi non usa un dispositivo vota per alzata di mano o a voce: registri i voti uno per uno o come controprova (no e astensioni, il resto sì). In un'elezione ogni diritto di voto indica al massimo tanti nomi quanti sono i seggi; se i candidati non superano i seggi confermate l'elezione con «Conferma per acclamazione».
Le parole chiave per trattanda e le pendenze si registrano già nel pannello. Nel verbale «Bozza per tutte le sezioni» ne redige il testo; le sezioni redatte dall'IA sono segnate in viola finché non le contrassegnate come verificate, e i risultati delle votazioni provengono invariati dalle votazioni. Se il verbale nomina i contrari e gli astenuti si imposta nel profilo delle regole della comunità. Ogni affermazione della bozza è coperta da dati registrati (presenze, quorum, voti, decisioni, elezioni, pendenze) o dalle Sue parole chiave; ciò che non ha né l'uno né l'altro porta il contrassegno «[da verificare]» e attende la Sua verifica. Una trattanda senza parole chiave e senza decisione registrata indica solo i fatti, così come l'apertura: se sono state sollevate obiezioni alla convocazione figura nel verbale solo quando le Sue parole chiave sulla trattanda di apertura lo dicono.