Préparer et conclure une assemblée
L'assemblée mène de l'ordre du jour et des documents à la participation et aux votes, puis au procès-verbal. Les indications de préparation signalent les documents manquants et les vérifications ouvertes; le projet de procès-verbal indique ce qui n'a pas été saisi.
Saisissez les points de l'ordre du jour et les propositions. Sous «Préparation», traitez les points ouverts, par exemple une offre ou un budget qui n'est pas joint à la convocation.
Émettez la convocation avec le dossier correspondant au moyen de «Émettre la convocation» et saisissez l'envoi. ImmoFlow indique jusqu'à quand elle doit être envoyée selon le délai de convocation du profil de règles; un point qui ne peut plus être convoqué à temps est retiré ou traité sans vote. Après une modification de l'ordre du jour, émettez à nouveau avec «Émettre une nouvelle version».
Saisissez et vérifiez la participation ainsi que les procurations. Contrôlez le quorum affiché selon le profil de règles enregistré.
Procédez aux votes et vérifiez les résultats. Si une proposition diffère de la version de la convocation, le vote porte sur la version convoquée; vous saisissez un amendement sous «Amendement (motif et auteur)». Il exige la décision consignée de la présidence qu'il reste dans l'objet annoncé; pour cela, la présidence de l'assemblée doit être saisie.
Créez le procès-verbal. «Créer un brouillon» rédige un texte par point de l'ordre du jour à partir de vos notes et des faits saisis; une décision non saisie apparaît sous «Non saisi». Reprenez le texte vérifié et émettez le procès-verbal.
Pour une procuration à l'administration, vous ne choisissez aucun contact : l'administration la détient en tant que société. Si une procuration ne couvre pas un point, le vote y affiche le lot comme « non représenté » avec le motif ; « Autres : oui » ne saisit que les autres voix. Avec le vote par tête, un propriétaire vote de la même façon pour tous ses lots ; avec le vote par lot ou par quote-part, chaque lot compte pour lui-même.
Pendant l'assemblée, vous travaillez dans le «pupitre de commande» : présences et procurations, qui a déjà voté (seulement si ; les votes nominatifs figurent dans l'onglet «Votes», le vote est ouvert comme à main levée), les demandes de parole des propriétaires dans l'ordre des demandes («Donner la parole», «Traité»), ouverture et clôture du vote, point suivant. Une fois l'assemblée close, le pupitre n'affiche plus le déroulement qu'en lecture. Une arrivée ou un départ pendant un point compte dès le point suivant ; le procès-verbal note «dès le point n».
«Ouvrir la fenêtre du projecteur» affiche l'écran de présentation dans sa propre fenêtre : l'aperçu avec l'ordre du jour et le quorum par têtes et par quotes-parts, le vote en cours ou le résultat (disponible dès que le vote est clos ; les demandes de parole n'apparaissent qu'en nombre). Vous pouvez masquer le résultat intermédiaire sur le projecteur ; pour les copropriétaires il est masqué par défaut, ils voient seulement «x sur y ont voté».
Qui n'utilise pas d'appareil vote à main levée ou oralement : saisissez les voix une à une ou par contre-épreuve (non et abstentions, le reste oui). Lors d'une élection, chaque droit de vote désigne au plus autant de noms qu'il y a de sièges ; s'il n'y a pas plus de candidats que de sièges, confirmez l'élection par «Confirmer par acclamation».
Vous saisissez déjà dans le pupitre les mots-clés par point et les suivis. Dans le procès-verbal, «Projet pour toutes les sections» en rédige le texte ; les sections rédigées par l'IA sont marquées en violet jusqu'à ce que vous les marquiez comme vérifiées, et les résultats des votes proviennent tels quels des votes. Le profil de règles de la communauté définit si le procès-verbal nomme les non et les abstentions. Chaque affirmation du projet repose sur des données saisies (présences, quorum, voix, décisions, élections, suivis) ou sur vos mots-clés ; ce qui n'a ni l'un ni l'autre porte la marque «[à vérifier]» et attend votre vérification. Un point sans mots-clés et sans décision saisie ne cite que les faits, de même que l'ouverture : la mention d'objections contre la convocation ne figure au procès-verbal que si vos mots-clés du point d'ouverture le disent.