Établir un décompte de frais accessoires traçable
Une période de frais accessoires rassemble les coûts et les répartit entre les rapports de bail concernés. L'aperçu montre les parts de coûts, les acomptes payés et le solde qui en résulte; après la clôture, la base reste figée et n'est corrigée qu'avec une trace.
Ouvrez la période et reprenez les coûts comptabilisés avec «Importer les frais depuis la comptabilité». L'aperçu montre ce qui est importé et ce qui est exclu, avec un lien vers le justificatif. Sous «Frais déjà saisis à la main», ImmoFlow remplace les doublons certains; les doublons possibles, vous les remplacez vous-même.
Vérifiez l'«Exhaustivité des factures». «dans la boîte de réception» signifie qu'un justificatif correspondant attend encore d'être traité; «manquant» demande une clarification. Une période sans importance se masque avec «Pas pertinent» et un motif.
Si un compteur n'a qu'un relevé partiel, saisissez sous «Relevés partiels» avec «Saisir une estimation» la méthode et le motif.
Contrôlez l'aperçu par rapport de bail et ne clôturez la période que lorsque la base est correcte. Émettez ensuite les décomptes un par un ou en lot. Téléchargez la répartition avec «Excel (répartition)».
Après la clôture, les écritures tardives pertinentes apparaissent sous «Écritures tardives» et parviennent aux locataires par «Lancer la correction». Si l'une n'appartient pas à la période, excluez-la avec «Exclure», un motif et un justificatif.
Si la «Base de répartition» figée était erronée, par exemple une surface, une durée de bail ou une consommation, utilisez «Corriger la base». Si le calcul d'un décompte est lui-même contesté, rouvrez-le pour vérification avec «Rouvrir».
Vous gérez les catégories de coûts sous Paramètres › Comptabilité › Catégories de coûts. «Saisir un type de frais» en crée une nouvelle, même si vous ne gérez que certains immeubles; un nom n'existe qu'une fois dans l'entreprise, sans tenir compte des majuscules, des minuscules et des espaces. Comme une catégorie vaut pour tous les immeubles de l'entreprise, seuls les administrateurs et les personnes avec un accès à toute l'entreprise modifient son nom et la «Clé standard» et utilisent «Archiver» et «Réactiver». Ils choisissent le «Compte pour les frais accessoires» lors de la saisie de la catégorie; pour une catégorie existante, il ne peut plus être modifié.