Nebenkosten nachvollziehbar abrechnen
Eine Nebenkostenperiode sammelt Kosten und verteilt sie auf die betroffenen Mietverhältnisse. In der Vorschau sehen Sie Kostenanteile, bezahlte Akontobeträge und den daraus entstehenden Saldo; nach dem Abschluss bleibt die Grundlage eingefroren und wird nur protokolliert korrigiert.
Öffnen Sie die Periode und übernehmen Sie gebuchte Kosten mit «Kosten aus Buchhaltung importieren». Die Vorschau zeigt, was importiert und was ausgeschlossen wird, mit Link zum Beleg. Unter «Bereits von Hand erfasste Kosten» ersetzt ImmoFlow sichere Doppel; mögliche Doppel ersetzen Sie selbst.
Prüfen Sie die «Rechnungs-Vollständigkeit». «im Posteingang» bedeutet, dass ein passender Beleg noch zur Bearbeitung ansteht; «fehlt» verlangt eine Abklärung. Einen Zeitraum ohne Bedeutung blenden Sie mit «Nicht relevant» und Grund aus.
Hat ein Zähler nur eine Teilablesung, erfassen Sie unter «Teilablesungen» mit «Schätzung erfassen» Methode und Begründung.
Kontrollieren Sie die Vorschau je Mietverhältnis und schliessen Sie die Periode erst ab, wenn die Grundlage stimmt. Stellen Sie die Abrechnungen danach einzeln oder gesammelt aus. Die Verteilung laden Sie mit «Excel (Verteilung)» herunter.
Nach dem Abschluss erscheinen spätere NK-relevante Buchungen unter «Nachbuchungen» und erreichen die Mieter über «Korrektur starten». Gehört eine nicht zur Periode, schliessen Sie sie mit «Ausschliessen», Begründung und Beleg aus.
War die eingefrorene «Abrechnungsgrundlage» falsch, zum Beispiel eine Fläche, eine Mietdauer oder ein Verbrauch, verwenden Sie «Grundlage korrigieren». Ist die Berechnung einer Abrechnung selbst strittig, öffnen Sie sie mit «Wiedereröffnen» zur Prüfung.
Kostenarten pflegen Sie unter Einstellungen › Buchhaltung › Kostenarten. Mit «Kostenart erfassen» legen Sie eine neue an, auch wenn Sie nur einzelne Liegenschaften betreuen; ein Name kommt in der Firma nur einmal vor, Gross- und Kleinschreibung und Leerzeichen zählen dabei nicht. Weil eine Kostenart für alle Liegenschaften der Firma gilt, ändern nur Administratoren und Personen mit firmenweitem Zugriff den Namen und den «Standardschlüssel» und nutzen «Archivieren» und «Reaktivieren». Das «Konto für die Nebenkosten» wählen sie beim Erfassen der Kostenart; bei einer bestehenden Kostenart lässt es sich nicht mehr ändern.