Eine Versammlung vorbereiten und abschliessen
Die Versammlung führt von Traktanden und Unterlagen über Teilnahme und Abstimmungen zum Protokoll. Vorbereitungshinweise zeigen fehlende Unterlagen und offene Prüfungen; der Protokollentwurf nennt, was nicht erfasst ist.
Erfassen Sie Traktanden und Anträge. Bearbeiten Sie unter «Vorbereitung» offene Punkte, etwa eine Offerte oder ein Budget, das der Einladung nicht beiliegt.
Stellen Sie mit «Einladung ausstellen» die Einladung mit dem zugehörigen Paket aus und erfassen Sie den Versand. ImmoFlow zeigt, bis wann sie nach der Einladungsfrist des Regelprofils versandt sein muss; ein Traktandum, das nicht mehr fristgerecht eingeladen werden kann, entfernen Sie oder führen es ohne Abstimmung. Nach einer Änderung der Traktanden stellen Sie mit «Neue Version ausstellen» neu aus.
Erfassen und prüfen Sie Teilnahme sowie Vollmachten. Kontrollieren Sie die angezeigte Beschlussfähigkeit nach dem hinterlegten Regelprofil.
Führen Sie Abstimmungen durch und prüfen Sie die Ergebnisse. Weicht ein Antrag von der eingeladenen Fassung ab, wird über die eingeladene Fassung abgestimmt; eine Abänderung erfassen Sie unter «Abänderung (Grund und Antragsteller)». Sie braucht den protokollierten Entscheid des Vorsitzes, dass sie im angekündigten Gegenstand bleibt; dafür muss der Vorsitz der Versammlung erfasst sein.
Legen Sie das Protokoll an. «Entwurf erstellen» schreibt je Traktandum aus Ihren Notizen und den erfassten Fakten; ein nicht erfasster Beschluss erscheint unter «Nicht erfasst». Übernehmen Sie den geprüften Text und stellen Sie das Protokoll aus.
Bei einer Vollmacht an die Verwaltung wählen Sie keinen Kontakt: die Verwaltung hält sie als Firma. Deckt eine Vollmacht ein Traktandum nicht ab, zeigt die Abstimmung die Einheit dort als «nicht vertreten» mit dem Grund; «Übrige: Ja» erfasst nur die übrigen Stimmen. Bei der Kopfstimme stimmt eine Eigentümerin oder ein Eigentümer für alle eigenen Einheiten gleich; bei Objekt- oder Wertquotenstimme zählt jede Einheit für sich.
Während der Versammlung arbeiten Sie im «Steuerpult»: Präsenz und Vollmachten, wer schon abgestimmt hat (nur ob; die namentlichen Stimmen stehen im Register «Abstimmungen», die Abstimmung ist offen wie per Handzeichen), Wortmeldungen der Eigentümer in der Reihenfolge der Anmeldung («Wort erteilen», «Erledigt»), Abstimmung öffnen und schliessen, nächstes Traktandum. Nach dem Schluss der Versammlung zeigt das Steuerpult den Verlauf nur noch zur Ansicht. Ein Eintreffen oder Weggang während eines Traktandums zählt ab dem nächsten Traktandum; das Protokoll vermerkt «ab Traktandum n».
«Beamer-Fenster öffnen» zeigt den Präsentationsbildschirm in einem eigenen Fenster: die Übersicht mit Traktanden und Beschlussfähigkeit nach Köpfen und Wertquoten, die laufende Abstimmung oder das Resultat (wählbar, sobald die Abstimmung geschlossen ist; Wortmeldungen erscheinen nur als Anzahl). Den Zwischenstand auf dem Beamer können Sie ausschalten; für die Eigentümer ist er standardmässig aus, sie sehen nur «x von y haben abgestimmt».
Wer kein Gerät verwendet, stimmt per Handzeichen oder mündlich ab: Erfassen Sie die Stimmen einzeln oder als Gegenprobe (Nein und Enthaltungen, der Rest Ja). Bei einer Wahl nennt jedes Stimmrecht bis zur Zahl der Sitze Namen; gibt es nicht mehr Kandidierende als Sitze, bestätigen Sie die Wahl mit «Mit Applaus bestätigen».
Stichworte je Traktandum und Pendenzen erfassen Sie schon im Steuerpult. Im Protokoll formuliert «Entwurf für alle Abschnitte» daraus den Text; von der KI formulierte Abschnitte sind violett markiert, bis Sie sie als geprüft markieren, und die Abstimmungsresultate stammen unverändert aus den Abstimmungen. Ob das Protokoll bei Nein und Enthaltung Namen nennt, stellen Sie im Regelprofil der Gemeinschaft ein. Jede Aussage des Entwurfs ist durch erfasste Daten (Präsenz, Quorum, Stimmen, Beschlüsse, Wahlen, Pendenzen) oder Ihre Stichworte gedeckt; was keines von beidem hat, trägt die Markierung «[zu prüfen]» und wartet auf Ihre Prüfung. Ein Traktandum ohne Stichworte und ohne erfassten Beschluss nennt nur die Fakten, auch die Eröffnung: ob Einwände gegen die Einberufung erhoben wurden, steht erst im Protokoll, wenn Ihre Stichworte zum Eröffnungstraktandum es sagen.