Nachrichten und Briefe aus den Daten entwerfen
Auf Mietvertrag, Kontakt, Liegenschaft, Übergabe, Mahnfall und Ticket entwerfen Sie Nachrichten und formelle Briefe aus den erfassten Fakten. Eine Textvorlage der Verwaltung gibt den Wortlaut vor, die KI formuliert auf Wunsch; Sie prüfen und entscheiden, was gespeichert wird.
Öffnen Sie den Datensatz, etwa einen Mietvertrag, und wählen Sie «Nachricht oder Brief entwerfen» (auf dem Ticket «Brief entwerfen»). Wählen Sie die Art des Entwurfs; je nach Datensatz stehen zum Beispiel «Zahlungserinnerung», «Unterlagen anfordern», «Mieterinformation», «Terminbestätigung», «Nachricht nach der Übergabe» und «Brief» zur Wahl.
Prüfen Sie Empfänger und «Sprache»; vorgegeben ist die Sprache des Empfängers. Unter «Textvorlage» ist die Standardvorlage der Verwaltung vorausgewählt, «Vorlage einsetzen» füllt sie ohne KI aus den Daten. Nennen Sie bei einer Anfrage, einer Information oder einem Brief das Thema, beim Brief zusätzlich den «Betreff».
Lesen Sie «Fehlt im Dossier» und die «Grundlage». Wählen Sie Ton und Länge und klicken Sie auf «Entwurf vorschlagen». Mit einer Vorlage behält die KI deren Wortlaut bei; was im Datensatz fehlt, ist im Text markiert.
Bearbeiten Sie den Text. Eine Nachricht legen Sie mit «Beim Datensatz speichern» ab oder übernehmen sie mit «Kopieren» in Ihr Mailprogramm. Einen Brief erstellen Sie mit «Als PDF-Brief ablegen» mit Logo und Adressblock und legen ihn beim Datensatz ab.