Eine Übergabe dokumentieren

Das Übergabeprotokoll führt durch Räume und Prüfpunkte. So lassen sich Zustand und Mängel am richtigen Ort festhalten und bei Bedarf weiterbearbeiten.

FürBewirtschaftung

EinstiegPortfolioÜbergaben

Abb. 1.10Abgeschlossenes Übergabeprotokoll mit Raumprüfung, dokumentiertem Mangel und Unterschriften.

So gehen Sie vor

Öffnen Sie die passende Übergabe und prüfen Sie Einheit, Termin und Beteiligte.
Erfassen Sie den Zustand je Raum und Prüfpunkt. Verwenden Sie «N/A» nur, wenn ein Punkt nicht zutrifft. Halten Sie bei einem Mangel unter «Behebung durch» fest, wer ihn behebt.
Bei einem Einzug übernimmt das neue Protokoll Räume und Prüfpunkte aus dem letzten abgeschlossenen Auszugsprotokoll der Einheit (ohne Auszugsprotokoll aus dem letzten Einzugsprotokoll). Jeder dort festgehaltene Mangel erscheint als vorbestehend, mit dem Datum des Vorprotokolls und dessen Fotos. Wurde ein Mangel inzwischen über ein Ticket oder eine verbuchte Reparaturrechnung behoben, steht er mit dem Datum der Behebung im Protokoll und nicht als offener Mangel. Das gilt auch, wenn zwischen Auszug und Einzug Tage liegen. Bestätigen oder ändern Sie jeden übernommenen Punkt vor Ort oder übernehmen Sie alle auf einmal mit «Alle übernehmen»; einen Mangel ohne Ticket oder Rechnung vermerken Sie mit «Behoben» und einem kurzen Grund. Offene Punkte zeigt ImmoFlow vor dem Abschliessen als Hinweis an, ohne den Abschluss zu sperren.
Geht es in einen Keller ohne Empfang, tippen Sie vorher auf «Offline nehmen». Räume, Prüfpunkte, der aktuelle Stand und die Foto-Vorschauen kommen auf das Gerät. Ohne Verbindung erfassen Sie weiter; der Balken zeigt, wie viele Änderungen noch nicht übertragen sind, und sobald wieder Empfang besteht, werden sie der Reihe nach übertragen. Bei einem Auszug kommt das abgeschlossene Einzugsprotokoll desselben Mietverhältnisses mit, nur zum Lesen und mit Foto-Vorschauen, damit Sie den Zustand beim Einzug auch ohne Verbindung vergleichen können.
Prüfen Sie offene Punkte und schliessen Sie das Protokoll ab. Erstellen Sie bei Bedarf mit «Tickets aus Mängeln erzeugen» Tickets aus den erfassten Mängeln.
Lassen Sie Mieterschaft und Bewirtschaftung unter «Protokoll unterschreiben» direkt auf dem Gerät unterschreiben, gezeichnet oder mit getipptem Namen.

Gut zu wissen

Bearbeitet eine andere Person das Protokoll gerade, sind Änderungen blockiert, bis Sie mit «Übernehmen» die Bearbeitung übernehmen. Mit beiden Unterschriften ist die Protokollversion festgeschrieben; eine Korrektur geht nur über eine neue Version. Die Unterschrift auf dem Gerät ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Kosten für Schäden beim Auszug und die Zusammenfassung an die Mieterschaft bearbeiten Sie im selben Protokoll. Ist das Protokoll offline auf einem Telefon, bleibt es für andere schreibgeschützt, bis die Offline-Arbeit beendet oder das Protokoll übernommen wird. Hat jemand dieselbe Position inzwischen geändert, zeigt der Abgleich einen Konflikt: Sie wählen «Meine behalten» oder «Server-Stand übernehmen», nichts wird stillschweigend überschrieben. Abschliessen und Unterschreiben gehen offline, wenn der Server es auch zulassen würde; das PDF entsteht nach der Übertragung. «Offline beenden» entfernt das Protokoll vom Gerät, sobald alles übertragen ist. Beim Mieterwechsel schliessen Sie zuerst das Auszugsprotokoll ab und legen dort als nächsten Schritt das Einzugsprotokoll für die neue Mieterschaft an, am selben Tag oder Tage später, wenn die neue Mieterschaft die Schlüssel erst am Mietbeginn erhält. Das PDF des Einzugsprotokolls führt die vorbestehenden Mängel in einem eigenen Abschnitt auf; so haftet die neue Mieterschaft beim Auszug nicht dafür. Verlangt die neue Mieterschaft das Rückgabeprotokoll der Vormieterschaft (Art. 256a OR), sehen Sie die Anfrage im Einzugsprotokoll und geben das Protokoll ausdrücklich frei; es enthält Namen und Unterschriften der Vormieterschaft, deshalb gibt die Anfrage allein es nie frei.