Kontakte pflegen, Duplikate zusammenführen und Adressen aktuell halten
Kontakte sind die Personen und Firmen hinter Mietverhältnissen, Liegenschaften und Aufträgen. Die Duplikatprüfung findet doppelt erfasste Personen, und der Adressverlauf sorgt dafür, dass ein Brief an die Adresse geht, die an seinem Datum gilt.
Erfassen Sie eine Person mit «Neuer Kontakt». Bei einer Schweizer Adresse schlägt die Strassenzeile Gebäudeadressen vor, die PLZ füllt den Ort, und ein Ort, der nicht zur PLZ passt, wird angezeigt. Ausländische Adressen tippen Sie frei ein.
Öffnen Sie in der Kontaktliste «Duplikate prüfen». Jedes Paar zeigt die Übereinstimmung in Prozent und die Gründe, zum Beispiel «Gleiche E-Mail» oder «Ähnlicher Name».
Klicken Sie auf «Vergleichen und zusammenführen» und wählen Sie unter «Welcher Kontakt bleibt?» den bleibenden Kontakt. Die Vorschau zeigt, welche Verknüpfungen verschoben werden, welche Angaben übernommen werden und welches Portal-Login bleibt. Erst «Zusammenführen» führt die Kontakte zusammen. Ist es keine Doppelerfassung, wählen Sie «Kein Duplikat».
Zieht eine Person um, wählen Sie beim Bearbeiten der Adresse unter «Adressänderung» die Option «Umzug (neue Adresse ab Datum)» und tragen «Gültig ab» ein. Für einen Tippfehler wählen Sie «Korrektur der bisherigen Adresse». Der «Adressverlauf» in der Übersicht des Kontakts zeigt alle Adressen mit ihrem Datum.