Gérer les contacts, fusionner les doublons et tenir les adresses à jour
Les contacts sont les personnes et les entreprises derrière les baux, les immeubles et les mandats. La vérification des doublons trouve les personnes saisies deux fois, et l'historique des adresses garantit qu'une lettre part à l'adresse valable à sa date.
Saisissez une personne avec «Nouveau contact». Pour une adresse suisse, la ligne de rue propose des adresses de bâtiments, le NPA complète la localité, et une localité qui ne correspond pas au NPA est signalée. Les adresses étrangères se saisissent librement.
Dans la liste des contacts, ouvrez «Vérifier les doublons». Chaque paire indique la concordance en pour cent et les motifs, par exemple «Même e-mail» ou «Nom semblable».
Cliquez sur «Comparer et fusionner» et choisissez sous «Quel contact est conservé ?» le contact qui reste. L'aperçu montre quels liens sont déplacés, quelles données sont reprises et quel accès au portail est conservé. Seul «Fusionner» réunit les contacts. S'il ne s'agit pas d'une double saisie, choisissez «Pas un doublon».
Lorsqu'une personne déménage, choisissez en modifiant l'adresse, sous «Changement d’adresse», l'option «Déménagement (nouvelle adresse dès une date)» et saisissez «Valable dès». Pour une faute de frappe, choisissez «Correction de l’adresse actuelle». L'«Historique des adresses» dans l'aperçu du contact montre toutes les adresses avec leur date.