Utiliser le journal d’audit, les archives et l’offboarding
Le journal d’audit consigne qui a créé, modifié, exporté ou consulté quoi et quand, y compris les téléchargements de documents et les accès aux données personnelles. Dans les archives, vous trouvez les contacts, immeubles et unités archivées et les restaurez. Sous «Archive & offboarding», vous téléchargez à tout moment la comptabilité sous forme d'archive lisible et, si votre gérance quitte ImmoFlow, menez l'offboarding jusqu'à la suppression.
Ouvrez «Journal d'audit». La liste montre moment, utilisateur, action, enregistrement et détails, les entrées les plus récentes en premier.
Restreignez avec «Type»: «Modifications» pour les créations, modifications et suppressions, ou «Accès aux données personnelles et fichiers» pour les contacts et candidatures consultés ainsi que les documents et exports téléchargés.
Avec «Type d'enregistrement» et «ID de l'enregistrement», vous suivez l’historique d’un enregistrement, par exemple pour une révision interne ou une demande de protection des données.
Sous «Archives», vous voyez les contacts, immeubles et unités archivées. «Restaurer» rend une entrée à nouveau active, telle qu’elle était avant l’archivage; une unité revient comme libre.
Pour une archive, ouvrez «Archive & offboarding», choisissez sous «Exporter l'archive» la «Comptabilité» ou «Toutes les comptabilités», «De l'exercice» et «À l'exercice», puis cliquez sur «Créer l'archive». Le fichier ZIP est créé en arrière-plan et contient les clôtures annuelles, toutes les pièces, les fichiers bancaires tels que reçus, les enregistrements et leurs sommes de contrôle.
Si votre gérance quitte ImmoFlow, cliquez sur «Demander l'offboarding». Dès lors, elle est en lecture seule pour tous les utilisateurs (bandeau «LECTURE SEULE»): la lecture et le téléchargement restent possibles, les traitements planifiés comme les rappels et les factures sont suspendus. L'archive complète est créée et scellée; téléchargez-la avec «Télécharger l'archive» et confirmez avec «Confirmer le téléchargement» et la somme de contrôle de votre fichier (SHA-256).
Après le téléchargement confirmé, un délai commence; sa date figure sur la page. Ce n'est qu'ensuite que l'équipe ImmoFlow supprime vos données, et uniquement sur mandat exprès. Jusque-là, «Retirer l'offboarding» vous permet de travailler à nouveau normalement. L'archive scellée est conservée pendant le délai légal de conservation.