Audit-Log, Archiv und Offboarding nutzen
Das Audit-Log hält fest, wer wann was erstellt, geändert, exportiert oder angesehen hat, auch Downloads von Dokumenten und Zugriffe auf Personendaten. Im Archiv finden Sie archivierte Kontakte, Liegenschaften und Einheiten und stellen sie wieder her. Unter «Archiv & Offboarding» laden Sie die Buchhaltung jederzeit als lesbares Archiv herunter und führen, wenn Ihre Verwaltung ImmoFlow verlässt, das Offboarding bis zur Löschung.
Öffnen Sie «Audit-Log». Die Liste zeigt Zeitpunkt, Benutzer, Aktion, Datensatz und Details, die neuesten Einträge zuerst.
Grenzen Sie mit «Art» ein: «Änderungen» für Erstellungen, Änderungen und Löschungen oder «Zugriffe auf Personendaten und Dateien» für angesehene Kontakte und Bewerbungen sowie heruntergeladene Dokumente und Exporte.
Mit «Datensatztyp» und «Datensatz-ID» verfolgen Sie die Geschichte eines einzelnen Datensatzes, etwa für eine interne Revision oder eine Datenschutz-Anfrage.
Unter «Archiv» sehen Sie archivierte Kontakte, Liegenschaften und Einheiten. «Wiederherstellen» macht einen Eintrag wieder aktiv, so wie er vor dem Archivieren war; eine Einheit kommt als frei zurück.
Für ein Archiv öffnen Sie «Archiv & Offboarding», wählen unter «Archiv exportieren» die «Buchhaltung» oder «Alle Buchhaltungen», «Von Geschäftsjahr» und «Bis Geschäftsjahr» und klicken auf «Archiv erstellen». Die ZIP-Datei entsteht im Hintergrund und enthält Jahresabschlüsse, alle Belege, die Bankdateien wie empfangen, die Datensätze und ihre Prüfsummen.
Verlässt Ihre Verwaltung ImmoFlow, klicken Sie auf «Offboarding beantragen». Ab sofort ist die Verwaltung für alle Benutzer schreibgeschützt (Band «NUR LESEN»): Lesen und Herunterladen bleiben, geplante Läufe wie Mahnungen und Rechnungen ruhen. Das vollständige Archiv wird erstellt und versiegelt; laden Sie es mit «Archiv herunterladen» herunter und bestätigen Sie mit «Download bestätigen» und der Prüfsumme Ihrer Datei (SHA-256).
Nach dem bestätigten Download beginnt eine Frist; das Datum steht auf der Seite. Erst danach löscht das ImmoFlow-Team Ihre Daten, und nur auf ausdrücklichen Auftrag. Bis dahin können Sie mit «Offboarding zurückziehen» wieder normal arbeiten. Das versiegelte Archiv wird während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt.