Budget planen und mit dem Ist vergleichen
Jede Liegenschaft hat pro Jahr ein Budget auf ihrem Buchungskreis: Zeilen je Konto, Gruppen wie «Unterhalt», das Ist direkt aus dem gebuchten Journal. Die Eigentümerin genehmigt einmal im Jahr im Portal; Überschreitungen werden zum nächsten Schritt.
Öffnen Sie die Liegenschaft, Reiter «Buchhaltung», Unterreiter «Budget». Die Jahresleiste zeigt je Jahr den Stand (Genehmigt, Entwurf, Noch kein Budget); die Schrittleiste darunter sagt, wo das offene Budget steht: Entwurf, Zur Genehmigung, Genehmigt, Budget vs. Ist.
Für ein Jahr ohne Budget stehen drei Wege bereit: aus den Ist-Werten des Vorjahres (empfohlen: Vorjahr-Ist plus Teuerung plus angenommene Offerten offener Tickets, die KI begründet jede Zeile), aus dem Vorjahresbudget oder leer. Jede Karte sagt, worauf sie aufbaut.
Im Entwurf zeigen vier Kacheln Vorjahr Ist, Teuerung, Offerten und den Vorschlag; die Tabelle zeigt je Zeile dieselben Bestandteile, den Budgetbetrag (änderbar) und das Warum. Fügen Sie Konten hinzu und speichern Sie; Gruppen über Konten pflegen Sie unter Einstellungen › Buchhaltung › Budget. Gruppen, Schwellenwerte und Teuerung gelten für alle Liegenschaften der Firma: Ändern können sie nur Administratoren und Personen mit firmenweitem Zugriff; alle anderen sehen sie schreibgeschützt mit dem Grund und bearbeiten weiterhin die Budgets ihrer Liegenschaften.
Reichen Sie das Budget «zur Genehmigung» ein. Die Eigentümerin genehmigt es im Eigentümerportal; eine anders eingetroffene Genehmigung erfassen Sie mit «Genehmigung erfassen» samt Grundlage. Änderungen danach werden zur neuen Version; die alte bleibt sichtbar.
Nach der Genehmigung wird dieselbe Seite zu Budget vs. Ist: Budget, Ist bis heute, Verbleibend und Überschritten als Kacheln, je Gruppe und Zeile ein Verbrauchsbalken mit der Jahresmarke. Über der Schwelle der Verwaltung (Standard 10 % und CHF 1'000) erscheint «Abweichung»; «Erklären» zeigt die Belege dahinter und, wenn die KI aktiv ist, eine kurze Erklärung.
Eine Überschreitung wird zum nächsten Schritt «Eigentümer informieren» mit dem Beleg und dem Entwurf einer Mitteilung; die Eigentümerin sieht sie im Portal und im Eigentümerbericht. Nichts wird gesperrt. Nicht budgetierte Konten nehmen Sie mit «In eine Zeile aufnehmen» in eine neue Version auf.
Das Gesamtbild eines Eigentümers über alle Liegenschaften eines Jahres steht auf seiner Kontaktseite und im Eigentümerportal: je Liegenschaft Status, Budget, Ist und Abweichung, die Gruppen über alle Liegenschaften und die Entwürfe, die auf die Genehmigung warten. Zum Jahreswechsel kopieren Sie das Budget ins nächste Jahr, mit oder ohne Ist als Basis.