Usare il registro di audit, l’archivio e l’offboarding
Il registro di audit annota chi ha creato, modificato, esportato o consultato che cosa e quando, compresi i download di documenti e gli accessi a dati personali. Nell’archivio trova contatti, immobili e unità archiviati e li ripristina. In «Archivio & offboarding» scarica in ogni momento la contabilità come archivio leggibile e, se la Sua amministrazione lascia ImmoFlow, conduce l'offboarding fino alla cancellazione.
Apra «Registro di audit». L’elenco mostra momento, utente, azione, record e dettagli, le voci più recenti per prime.
Restringa con «Tipo»: «Modifiche» per creazioni, modifiche e cancellazioni oppure «Accessi a dati personali e file» per contatti e candidature consultati e documenti ed esportazioni scaricati.
Con «Tipo di record» e «ID del record» segue la storia di un singolo record, per esempio per una revisione interna o una richiesta sulla protezione dei dati.
In «Archivio» vede contatti, immobili e unità archiviati. «Ripristinare» rende di nuovo attiva una voce, così com’era prima dell’archiviazione; un’unità torna come libera.
Per un archivio apra «Archivio & offboarding», scelga in «Esportare l'archivio» la «Contabilità» o «Tutte le contabilità», «Dall'esercizio» e «All'esercizio» e clicchi su «Creare l'archivio». Il file ZIP nasce in background e contiene le chiusure annuali, tutti i giustificativi, i file bancari come ricevuti, i dati e le loro somme di controllo.
Se la Sua amministrazione lascia ImmoFlow, clicchi su «Richiedere l'offboarding». Da quel momento è in sola lettura per tutti gli utenti (banda «SOLA LETTURA»): lettura e download restano possibili, le elaborazioni pianificate come richiami e fatture sono sospese. L'archivio completo viene creato e sigillato; lo scarichi con «Scaricare l'archivio» e confermi con «Confermare il download» e la somma di controllo del Suo file (SHA-256).
Dopo il download confermato inizia un termine; la data è indicata nella pagina. Solo dopo il team ImmoFlow cancella i Suoi dati, e solo su incarico esplicito. Fino ad allora, con «Ritirare l'offboarding» può tornare a lavorare normalmente. L'archivio sigillato viene conservato per il termine legale di conservazione.