Conteggiare le spese accessorie in modo tracciabile
Un periodo delle spese accessorie raccoglie i costi e li ripartisce sui rapporti di locazione interessati. Nell'anteprima vede le quote di costo, gli acconti pagati e il saldo che ne risulta; dopo la chiusura la base resta congelata e viene corretta solo in modo documentato.
Apra il periodo e riprenda i costi registrati con «Importa costi dalla contabilità». L'anteprima mostra cosa viene importato e cosa escluso, con un link al giustificativo. In «Costi già registrati a mano» ImmoFlow sostituisce i doppioni certi; quelli possibili li sostituisce Lei.
Verifichi la «Completezza delle fatture». «nella posta in arrivo» significa che un giustificativo adatto è ancora in attesa di trattamento; «mancante» richiede un chiarimento. Un periodo senza rilevanza lo nasconde con «Non rilevante» e un motivo.
Se un contatore ha solo una lettura parziale, registri in «Letture parziali» con «Registrare una stima» il metodo e la motivazione.
Controlli l'anteprima per ogni rapporto di locazione e chiuda il periodo solo quando la base è corretta. Emetta poi i conteggi singolarmente o in blocco. La ripartizione la scarica con «Excel (ripartizione)».
Dopo la chiusura le registrazioni tardive rilevanti appaiono in «Registrazioni tardive» e raggiungono gli inquilini tramite «Avvia correzione». Se una non appartiene al periodo, la esclude con «Escludere», una motivazione e un giustificativo.
Se la «Base di ripartizione» congelata era errata, ad esempio una superficie, una durata di locazione o un consumo, usi «Correggere la base». Se il calcolo di un conteggio stesso è contestato, lo riapra per la verifica con «Riaprire».
Le categorie di costo si gestiscono in Impostazioni › Contabilità › Categorie di costo. Con «Registra tipo di costo» ne crea una nuova, anche se segue solo alcuni immobili; un nome esiste una sola volta nella ditta, senza distinguere maiuscole, minuscole e spazi. Poiché una categoria vale per tutti gli immobili della ditta, solo gli amministratori e le persone con accesso a tutta la ditta ne modificano il nome e la «Chiave standard» e usano «Archivia» e «Riattiva». Il «Conto per le spese accessorie» lo scelgono quando registrano la categoria; per una categoria esistente non si può più modificare.