Documenter un état des lieux

Le procès-verbal d'état des lieux guide à travers les pièces et les points de contrôle. L'état et les défauts sont ainsi consignés au bon endroit et peuvent être traités ensuite si nécessaire.

PourGérance

AccèsPortefeuilleÉtats des lieux

Fig. 1.10Procès-verbal d'état des lieux terminé, avec contrôle des pièces, défaut documenté et signatures.

Marche à suivre

Ouvrez l'état des lieux concerné et vérifiez l'unité, la date et les participants.
Saisissez l'état par pièce et par point de contrôle. N'utilisez «N/A» que si un point ne s'applique pas. Pour un défaut, indiquez sous «À la charge de» qui le répare.
Pour une entrée, le nouveau procès-verbal reprend les pièces et points de contrôle du dernier état des lieux de sortie terminé de l'unité (à défaut, du dernier état des lieux d'entrée). Chaque défaut qui y figure apparaît comme préexistant, avec la date du procès-verbal précédent et ses photos. Un défaut réparé entre-temps par un ticket ou une facture de réparation comptabilisée figure avec la date de la réparation, et non comme défaut ouvert. Cela vaut aussi lorsque des jours séparent la sortie et l'entrée. Confirmez ou modifiez sur place chaque point repris, ou reprenez-les tous d'un coup avec «Tout reprendre»; notez un défaut sans ticket ni facture avec «Réparé» et un motif bref. Avant la clôture, ImmoFlow signale les points non confirmés sans bloquer la clôture.
Si vous descendez dans une cave sans réseau, touchez d'abord «Prendre hors ligne». Pièces, points de contrôle, l'état actuel et les aperçus des photos sont chargés sur l'appareil. Sans connexion, vous continuez la saisie; la barre indique combien de modifications ne sont pas encore transmises, et dès que le réseau revient elles sont transmises dans l'ordre. Pour une sortie, l'état des lieux d'entrée terminé du même bail est également chargé, en lecture seule et avec les aperçus des photos, afin de comparer l'état à l'entrée même sans connexion.
Vérifiez les points ouverts et clôturez le procès-verbal. Si nécessaire, «Créer des tickets à partir des défauts» crée des tickets à partir des défauts saisis.
Sous «Signer le procès-verbal», faites signer les locataires et la gérance directement sur l'appareil, par signature manuscrite ou par nom saisi.

Bon à savoir

Si une autre personne modifie en ce moment le procès-verbal, les modifications sont bloquées jusqu'à ce que vous repreniez la saisie avec «Reprendre». Avec les deux signatures, la version du procès-verbal est figée; une correction n'est possible que par une nouvelle version. La signature sur l'appareil n'est pas une signature électronique qualifiée. Les coûts des dégâts à la sortie et le résumé au locataire se traitent dans le même procès-verbal. Tant que le procès-verbal est hors ligne sur un téléphone, il reste en lecture seule pour les autres jusqu'à la fin du travail hors ligne ou à sa reprise. Si quelqu'un a modifié le même élément entre-temps, la synchronisation affiche un conflit: vous choisissez «Garder la mienne» ou «Garder l'état du serveur», rien n'est écrasé en silence. Clôturer et signer fonctionnent hors ligne lorsque le serveur l'accepterait aussi; le PDF est créé après la transmission. «Terminer le travail hors ligne» retire le procès-verbal de l'appareil une fois tout transmis. Lors d'un changement de locataire, clôturez d'abord l'état des lieux de sortie et créez-y, comme étape suivante, l'état des lieux d'entrée du nouveau locataire, le même jour ou quelques jours plus tard lorsque le nouveau locataire ne reçoit les clés qu'au début du bail. Le PDF de l'état des lieux d'entrée énumère les défauts préexistants dans une section propre; le nouveau locataire n'en répond ainsi pas à sa sortie. Lorsque le nouveau locataire demande le procès-verbal de restitution du locataire précédent (art. 256a CO), vous voyez la demande dans l'état des lieux d'entrée et libérez le procès-verbal expressément; il contient les noms et signatures de l'ancien locataire, la demande seule ne le libère donc jamais.